Scouting De Reggegroep Hellendoorn-Nijverdal verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting De Reggegroep Nijverdal via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via zgn. groenekaarten. (Leden informatie kaart) Deze kaarten bestaan uit een deel voor de leidingmap met naw gegevens, en een deel voor de gegevensbeheerder. De gegevensbeheerder registreert deze informatie in Scouts Online. De gegevensbeheerder (ledenadministratie) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens.
Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting De Reggegroep hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergiën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting De Reggegroep mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een (online) registratieformulier. Na afloop worden deze vernietigd.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard door de penningmeester, en de machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van De Reggegroep heeft inzicht in de financiële gegevens.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Online media
Scouting De Reggegroep Hellendoorn-Nijverdal maakt gebruik van https://www.facebook.com/Reggegroep waarin relevante informatie van volgers wordt gedeeld.
De leidingteams maken gebruik van een Whats-App groep met de ouders. Hiervoor wordt schriftelijk toestemming gevraagd.
Beeldmateriaal
Scouting De Reggegroep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting De Reggegroep en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Verleende toestemming is altijd in te trekken.
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting De Reggegroep is terug te vinden via www.reggegroep.nl en op te vragen via het secretariaat op
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting De Reggegroep binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (